Un(e) référent(e) administratif (ive) et financier (ière) à la Direction Enfance-Education (H/F)

La Ville de Chanteloup-les-Vignes recrute pour sa Direction de l’Enfance et de l’Education :

Un(e) référent(e) administratif (ive) et financier (ière) (H/F)

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)

ou

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B)

Rattaché(e) à la Direction Enfance Education, le(la) référent(e) administratif(ive) et financier(ière) participe à l'organisation pratique de la Direction Enfance Education dans le cadre de la mise en place et formalisation des procédures, assiste le directeur (et son adjoint), gère les partenaires de la Direction Enfance Education (écoles, institutions IEN, CAF...), les élus et les autres services de la ville. Enfin, il (elle) suit et gère les dossiers, assure la préparation budgétaire, le suivi comptable et l'organisation administrative de la Direction Enfance Education.

A ce titre, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

ACTIVITES PRINCIPALES :

• Participer à l'organisation de l'activité quotidienne du Directeur Enfance Education (et de son adjoint) - prise de rendez-vous, organisation et suivi des réunions
• Monter les réunions d'équipes concernant la Direction Enfance Education et en assurer le secrétariat (compte-rendu, procès-verbaux, classement, suivi
• Assurer la relation privilégiée avec l'Education nationale (directeurs et IEN) et la ville dans les domaines suivants : finances, transports, manifestation, sorties, piscine, travaux, reproduction de documents, PPMS
• Assurer les fonctions de gestionnaire financier pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec les partenaires et référents du service (direction d'école, responsables péri et extrascolaires)
• Assurer le suivi des travaux dans les groupes scolaires en lien avec les services techniques
• Participer à la conception, formaliser et diffuser les procédures inhérentes au fonctionnement de la Direction en lien avec la Direction et la Direction adjointe Enfance Education
• Recevoir, traiter et diffuser les informations entrantes (appels téléphoniques, courriers et courriels) en lien avec l'agent d'accueil de la Cité Champeau
• Assurer le suivi des dossiers (tableau de bord, parapheurs, subventions et appels à projets)
• Préparer et suivre des travaux de bureautique (courriers, notes, arrêtés...) et actes administratifs (décisions, délibérations...)
• Trier, classer et archiver les documents
   

ACTIVITES SECONDAIRES :

• Assurer le suivi matériel avec les prestataires extérieurs (garanties, achats, reprises...)
• Assure le suivi logistique de la direction (clés, badges, véhicule de service...)
• Préparer et suivre les reportings et subventions de la Direction (appels à projet, subvention CAF...)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique (selon absences de l'agent d'accueil de la Cité Champeau)
• Accompagner les cadres de la direction dans le traitement des dossiers administratifs et financiers